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La planificación del proceso de ventas

Compartimos este artículo que categoriza claramente los elementos que deben ser considerados en la planificación del proceso de ventas…

Con el claro objetivo de conseguir la máxima eficacia, el director de ventas debe planificar la utilización de los recursos que tiene a sus órdenes. Esto presupone decidir anticipadamente qué medidas va a tomar. El concepto de planificación suele ser objeto de fuertes críticas por parte de la dirección de ventas; para ésta conlleva demasiadas restricciones y un equipo de ventas experimentado debe ser capaz de reaccionar rápidamente a los cambios que se produzcan en el mercado. Estas críticas, de hecho, se refieren a la mala planificación, y no a la planificación en su conjunto.
El fin de la planificación es el de garantizar que las personas, el dinero y el tiempo invertidos se utilicen de la mejor manera posible y no es el de convertirse en una férrea atadura.
Sin la existencia de un plan resulta difícil asegurar que vayan a asignarse las prioridades correctas o que no vayan a pasarse por alto facetas de la actividad comercial de la empresa que, aun sin ser fundamentales, no dejan de tener su importancia.
OBJETIVOS, PLANIFICACIÓN Y CONTROL
El proceso de planificación es sólo una parte de la actividad básica y repetitiva de la dirección necesaria en cualquier empresa orientada al crecimiento. La empresa tiene tres procesos diferentes que debe tener en cuenta:
1.Proceso de determinación y fijación de objetivos. Es el hacia dónde va la empresa.
2. Proceso de planificación. 
Cómo llegará la empresa a sus objetivos.
3. Proceso de control. 
Cómo sabrá la empresa que está llegando a ese punto.
LOS OBJETIVOS DE VENTA
El proceso comenzará normalmente con una previsión de las ventas del período siguiente. Esta es la predicción más crítica de la empresa, ya que determina el programa de producción, las materias primas y productos terminados, los gastos de promoción, etc.
La solución más sencilla consiste en hacer la mejor predicción posible y utilizarla a todos los efectos de fijación de objetivos, programación de la producción, existencias, etc. De esta forma la empresa trabaja al menos con miras a un objetivo común.
EL PLAN DE VENTAS
Una vez hechas las previsiones y fijados los objetivos, el director debe considerar la forma en que van a conseguirse. Es evidente que ya habrá meditado un poco sobre el plan al formular los objetivos. Una vez redactado aquél quizá sea necesario reconsiderar los objetivos identificados con anterioridad.
En esencia, el director de ventas debe tener presentes cinco preguntas:
1. ¿Qué se va a vender?
2. ¿A quién?
3. ¿A qué precio?
4. ¿Con qué métodos?
5. ¿A qué nivel de costo eficacia?
A la hora de planificar, la mayor parte de las empresas se han concentrado tradicionalmente en el crecimiento, y concretamente en el que procede de forma natural del volumen de ventas o al menos del incremento en los ingresos. Sin embargo, la situación con que se enfrentan muchas empresas es de estancamiento, e incluso de mercados a la baja, presión sobre los precios y costos que se disparan rápidamente. En estas circunstancias la planificación ha de pasar de un objetivo de simple crecimiento a la búsqueda de una mayor productividad.
Para ello, existen diez coeficientes fundamentales para valorar la productividad de las ventas:
1- Ventas/gastos de venta.
2- Ventas por vendedor.
3- Número de clientes/contactos por vendedor.
4- Número de visitas por día.
5- Tiempos de entrevistas personales/tiempo total.
6- Pedidos/visitas.
7- Valor medio del pedido.
8- Gastos de venta directa/gastos de venta totales.
9- Porcentaje de rotación de los vendedores.
10- Mejor vendedor/vendedor medio.

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