¿Para qué sirven los reportes de vendedores?
Compartimos con ustedes este artículo acerca de la importancia que tiene la realización periódica de los reportes de venta y sus efectos en la capacidad productiva de la empresa…
Según una investigación llevada a cabo por el Centro de Investigación y Estudios Empresariales A.C. (www.ciee.edu.mx), al 88% de los vendedores les resulta una tarea monótona y sin sentido el realizar los reportes de actividades de venta.
Este porcentaje, supongo, no estará lejos de nuestra realidad en Paraguay. Aún así, no deja de ser una herramienta importante para la supervisión de equipos comerciales. Un debate llevado a cabo en un grupo de LinkedIn me ha ofrecido la posibilidad de «estudiar» los informes de venta.
Si se analiza su utilidad se podría enumerar los beneficios y las razones por las que un supervisor de ventas debe prestar mucha atención a los informes de los vendedores.
- Aumenta la productividad: El reporte, aunque represente un elemento de control y evaluación de la tarea de los vendedores, permite que ellos busquen lograr sus objetivos de actividad, es decir, la cantidad de visitas estipuladas, la cantidad de prospectos nuevos en un periodo de tiempo, el promedio de ticket por cliente que se tiene por objetivo.
- Promueve la disciplina: Los informes implican una serie de actividades que lleva a cabo el comercial en cierto día y hora establecidos, por lo que se entiende que éste debe prepararse y organizarse para llevar a cabo esta labor.
- Facilita la gestión comercial: En base a lo expuesto en el punto anterior, un vendedor que esté acostumbrado a organizar su tiempo para elaborar sus reportes de actividades, por consiguiente, estará planificando su trabajo a futuro, y esto es, las visitas cronogramadas, las presentaciones de ventas agendadas, etc.
- Ayuda a lograr los objetivos de productividad: Está comprobado que el proceso de ventas contempla objetivos de actividad que corresponde a las funciones que el vendedor debe llevar a cabo «todos los días» – su objetivo de visitas diarias, su objetivo de llamadas diarias -, y por otro lado se observan los objetivos de productividad, es decir, lograr sus metas en ventas (mensuales, trimestrales, etc.). Una cosa LLEVA A LA OTRA.
- Evalúa la efectividad de los vendedores: Los reportes pueden proporcionar más información que la que hace constar los datos de clientes o prospectos y los días de visitas o contactos. Una relación entre el trabajo de prospección de los vendedores y sus logros mensuales ofrece datos a la supervisión acerca de la efectividad de cierre que pueden tener.
- Ayuda a enseñar la estructura del departamento: Al tratarse de una tarea obligada entre las funciones del vendedor, la inducción de los nuevos colaboradores se realiza en base a los objetivos que se deben lograr para apuntar en los reportes.
- Colabora con la retroalimentación de la supervisión: Uno de los objetivos acerca del seguimiento es que los vendedores puedan obtener un retorno sobre sus actividades de ventas. Esto se logra creando un «reporte» que aporte y no represente solamente un elemento de fizcalización.