Como comenté en mi artículo anterior, las reuniones virtuales son cruciales a la hora de lograr que avancen los proyectos en estos tiempos en que el trabajo remoto es una necesidad y no una moda.

En la búsqueda de métodos para hacer mis reuniones más eficaces, me topé con un artículo de Justin Hale y Joseph Grenny para Harvard Business Review, en el que afirman haber estudiado sesiones de entrenamiento virtual y haber descubierto y probado cinco reglas que cuando se aplican, generan que el 86% de los asistentes participen en las mismas de la misma forma que en las reuniones presenciales. Estas reglas son:

1. La regla de los 60 segundos.

Hacer algo en los primeros sesenta segundos para que los participantes experimenten el problema que se quiere resolver. Se pueden compartir estadísticas impactantes, anécdotas o analogías con el fin de garantizar que el equipo entienda el problema.

2. La regla de responsabilidad.

La mayor amenaza en las reuniones virtuales es permitir que los miembros del equipo asuman inconscientemente un papel de observador. Para contrarrestar esta situación hay que crear una experiencia de responsabilidad compartida al principio de la presentación. No lo hagas diciendo: «Necesito que todos ustedes se involucren», ya que rara vez funciona. Para ello es mejor usar la siguiente regla.

3. La regla de “no hay dónde esconderse”.

Para evitar lo que los psicólogos sociales llaman “difusión de la responsabilidad” (Si todos son responsables, nadie se siente responsable), asigna tareas breves y estructuradas en las que se pueda participar de forma activa. Designa grupos de dos o tres personas para cada tarea y determina un plazo limitado para llevarla a cabo, de manera que nadie encuentre “un lugar para esconderse”.

4. La regla MVP.

Nada desactiva más a un grupo, por más inteligente o sofisticado que sea, que obligarlo a ver diapositiva tras diapositiva y adormecerlo con datos.  Para lograr el compromiso se deben mezclar datos e historias por lo que se recomienda establecer el Minimum Viable PowerPoint  (MVP); esto es determinar la cantidad mínima de diapositivas que se requieren; la menor cantidad de datos que necesita para informar  y comprometer al grupo. No agregues una sola diapositiva más.

5. La regla de los cinco minutos.

Nunca pases más de cinco minutos sin darle al equipo otro problema para resolver. Recuerde que cada participante tiene distracciones a su alrededor. Si no mantienes una expectativa continua, los participantes adoptarán el papel de observadores. Por ejemplo, podrías terminar tu presentación con una lista de opciones generadas por el grupo y hacer una encuesta para determinar la opinión del equipo sobre dónde empezar.

Aunque pareciera que estas reglas deberían estar incorporadas desde hace tiempo en las reuniones de cualquier tipo, lo cierto es que no es así y se hace imprescindible establecerlas en las reuniones virtuales donde la mente de los participantes tiene más libertad para vagar y distraerse. Seguirlas garantiza mayor productividad y eficacia.

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