Desde que se acuñara aquella famosa expresión que señala que time is money, en el mundo de los negocios ha quedado claro que el eficaz manejo del tiempo está íntimamente relacionado con la productividad. Esto quiere decir que uno de los conocimientos más valiosos que debemos adquirir quienes realizamos actividades productivas en el mundo de hoy, es el de manejar nuestro tiempo de la mejor forma posible.

Resulta paradójico que siendo un asunto clave en la productividad es un aspecto que no siempre le dedicamos suficiente atención, y por ende, no le damos la debida importancia en el desarrollo de nuestras actividades cotidianas.

Es por esto que quiero compartir y comentar contigo, querido lector, una interesante idea sobre el manejo del tiempo, esbozada por alguien que se ha dedicado a estudiar el asunto con mucho detenimiento. Se trata de Todd Dewett, un reconocido profesor de gestión en recuperación, consultor, orador y coach de construcción de liderazgo, quien se ha dedicado a estudiar el asunto para asesorar a miles de profesionales en todo el mundo, basándose en su libro The Little Black Book of Leadership (El pequeño libro negro del liderazgo).

Señala Dewett que en nuestras gestiones cotidianas de trabajo, rara vez nos detenemos a evaluar si realmente hemos hecho “algo” ese día. Sí, suena curioso, pero la pregunta es muy pertinente, porque una cosa es atravesar la jornada laboral ocupando la  mayor cantidad de tiempo útil disponible haciendo actividades y otra muy distinta es terminar haciendo algo. Es decir, haciendo efectivamente algo.

Afirma Dewett que si un asunto no se nos da demasiado bien es, precisamente, realizar una gestión eficaz de nuestro tiempo, lo cual es muy grave ya que cada minuto que transcurre de nuestras vidas es un minuto que no podemos recuperar. Lo que es igual a decir, que cada minuto mal empleado es un minuto irremediablemente perdido. Y es de esta manera que, por dedicarle muy poco tiempo y esfuerzo a la buena gestión de nuestro tiempo, solemos perderlo de muchas formas distintas.

Podemos, por ejemplo, concentrar mucho esfuerzo (y tiempo, por supuesto) en tareas equivocadas, o que pretendamos llevarlas a cabo en el momento inadecuado. O que le dediquemos demasiadas horas a labores que creemos que son indispensables para lograr determinados objetivos. O, que invirtamos más tiempo del prudencial en actividades sociales. Y es tan grande la lista de posibles errores en el uso de nuestro tiempo, que ha surgido toda una industria para ayudar a utilizarlo con mayor eficacia.

Y aquí entra en juego otra ironía. Se han desarrollado tantas herramientas que pretenden ayudarnos a hacer una mejor gestión de nuestro tiempo, que exigen tantas horas para su aprendizaje y puesta en funcionamiento, que ocupamos en ello mucho de eso que pretendemos ahorrar: es decir, el tiempo.

Es por esto que lo más importante, antes de lanzarnos detrás de cualquier cantidad de herramientas, métodos y programas que nos ofrecen ayudarnos a solventar esa situación, es que aprendamos a hacer un uso correcto de nuestro tiempo a partir de un enfoque sencillo pero enormemente eficaz.

Para ello se basa en algunas ideas,  una muy útil denominada “la regla del ochenta veinte” que establece que  las actividades que «hay que hacer» ocupan el ochenta por ciento de nuestro tiempo, mientras que lo estratégicamente importante en nuestro negocio apenas abarca el veinte por ciento restante.

En una próxima entrega te comentaré con más detalle en qué consiste esta interesante propuesta para el uso correcto de nuestras horas productivas.