Es un hecho que nuestra forma de trabajar cambió. Y es necesario que, de tanto en tanto, revisemos las buenas prácticas para trabajar a distancia porque también es un hecho que nos desenvolvemos en un entorno que cambia constantemente.

Hoy quiero hablarles específicamente de las mejores prácticas para gestionar un equipo que no tenga contacto cara a cara, tarea que a veces no es nada fácil. De hecho es difícil crear un equipo articulado cuando sus miembros están diseminados por diferentes lugares y hasta distintos países.

Uno de los problemas más recurrentes en los equipos es la dificultad para comunicarse y si lo hacemos a través de una pantalla, en donde se pierden algunas de nuestras expresiones corporales, más difícil se torna.

Para administrar con eficiencia un equipo a distancia y hacer que todos se sientan productivos y conectados, es imprescindible:

Comunicación

• Definir, tomando en cuenta la opinión de sus miembros, los canales de comunicación y sus normas de uso. Es necesario detectar cuáles son los canales más adecuados y las plataformas indicadas sin limitarte a buscar la mejor opción para la empresa, sino la que sea más fácil de implementar para el equipo.
• Además de las reuniones con todo el equipo, sostener reuniones individuales e intentar conectarte con todos al menos una vez al día.
• Además de las reuniones directivas y de información, pautar reuniones para disfrutar de una charla relajada.
• En el caso de que miembros del equipo tengan horarios diferentes, comunica la información de forma frecuente y de la manera más fácil a fin de evitar que el equipo se desarticule.
• Establecer y comunicar procesos así como informar a cada miembro, las expectativas que se tiene con respecto a su labor.
• Informar al equipo informa al grupo cómo y cuándo pueden comunicarse contigo durante la jornada laboral.
• Ten cuidado con el control excesivo. Si los chequeas innecesariamente varias veces al día, tus colaboradores pueden sentir que no confías en ellos

Herramientas

• Utiliza las herramientas digitales a tu favor. Asegúrate de que el equipo se sienta con la capacidad de manejar la tecnología y sus herramientas.
• La información debe resguardarse en una ubicación como Google Drive y los plazos y horarios de trabajo deben estar actualizados y disponibles en cualquiera de las aplicaciones disponibles para ello.
• Ten presente que la mejor manera de garantizar que todos se mantengan conectados y productivos es encontrar lo que funciona mejor para tu equipo y esto, por lo general requiere del método de ensayo y error.
• Usa las videoconferencias. Ver al equipo, aunque sea virtualmente, los hará sentirse más conectados, ya que pueden ver expresiones y lenguaje corporal.

Emociones

• Destaca el equilibrio entre el trabajo y la vida personal. Es fácil convertirse en adicto al trabajo cuando se trabaja a distancia. Es importante que invites a tu equipo a gestionar bien su tiempo y para ello no hay nada mejor que el ejemplo.
• Establece tus propios horarios, comunícalos y asegúrate de que los respeten. Por supuesto, debes evitar contactar a tu equipo fuera de ese horario.
• Chequea las necesidades emocionales de los miembros de tu equipo. De forma individual y por lo menos una vez a la semana, pregunta por su salud, por su familia, su estado de ánimo, sus sentimientos con respecto a la empresa y sus tareas, en qué puedes colaborar para mejorar Cuando las personas se sienten valoradas, están más motivadas y rinden más.
• Trata a todos los miembros por igual. Beneficios e igualdad de condiciones para todos. Si alguien obtiene un beneficio extra por buen desempeño debe comunicarse a todos para ser evitar conflictos.
• Enfócate en los resultados. Es más eficiente dar instrucciones claras sobre las tareas a cumplirse y la fecha en que deben entregarse que pretender que una persona esté conectada todo el día sin que esté realmente enfocada en sus labores.
• Debes dar feedback y reconocimientos, así como ser flexible y empático. Ten en cuenta que es imposible implementar en casa las dinámicas de la oficina.
• Muestra tu confianza en el equipo y reconoce su esfuerzo. La distancia hace que muchas veces olvidemos prestar atención al esfuerzo y logros de nuestro equipo.

En resumen, un buen líder a distancia es flexible y empático, tiene sus reglas y horarios de entrega claras y reconoce el esfuerzo de su gente.