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¿Cómo enfrentar el reto de las reuniones virtuales?

Todos sabemos que no es fácil conseguir que las personas presten atención en cualquier reunión y a estas alturas de las circunstancias impuestas por el Covid-19, creo que la mayoría de nosotros ha comprobado que esa atención es realmente difícil de obtener cuando las reuniones son virtuales.

La falta de presencia “física” hace que dirigir reuniones virtuales, algunas veces sea poco eficaz, por lo que me gustaría compartir con ustedes algunas pautas y reglas que obtuve investigando y que me han dado buenos resultados en la práctica.

Las dos razones principales para efectuar una reunión de cualquier tipo, son tomar decisiones y resolver problemas; y la primera condición para que dicha reunión sea eficaz es la participación voluntaria. Dicho esto, veamos las pautas.

virtuales 1Organizarlas bien.

  1. Tener un calendario de grupo de manera que podamos una invitación al calendario de cada participante con suficiente antelación, así como asegurarse de que todos los asistentes reciban una notificación con un mínimo de 15 minutos de anticipación.
  2. Identificar la herramienta de videoconferencia más adecuada.
  3. Estructurar las reuniones de manera que todos sepan cuándo les corresponde intervenir o preguntar, en lugar de los participantes intervengan cuando les parezca.

Centrarse en lo importante. Tener objetivos claros y recordar que el tiempo de los demás es valioso.

virtuales 2Establecer la política de “video obligatorio”. Que el uso del video sea obligatorio, tiene varias ventajas:

a) Humaniza las reuniones virtuales al ponerle cara a la voz.

b) La comunicación, al poder ver las señales no verbales, se hace más eficaz.

c) Es más fácil que los asistentes presten atención, al no poder dedicarse a la multitarea mientras los demás lo observan.

Compartir el micrófono e involucrar a todos los asistentes por igual. De esta manera todos, incluso lo más introvertidos, podrán hacer su aporte.

Fijar reuniones breves. Entre 15 y 45 minutos, ya que reuniones más largas ocasionan el aburrimiento del equipo con la correspondiente pérdida de atención.

Acordar los siguientes pasos.

 

En el próximo artículo compartiré cinco reglas comprobadas que conducen a mejores resultados de las reuniones virtuales.

 

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