En el artículo anterior, hablábamos de una propuesta de Todd Dewett para hacer un uso más eficaz de nuestro tiempo durante nuestras labores productivas. Decíamos que este autor señalaba que debíamos pasar el análisis de nuestras actividades cotidianas por el tamiz de una herramienta que él denominó la regla del ochenta veinte.

¿Es qué consiste esta regla? Es muy simple, se trata de analizar cada tarea que nos proponemos llevar a cabo durante el día, con el fin de determinar si ésta resulta tan importante como para considerarla estratégica. Es decir, ante cada actividad que vamos a emprender, vale la pena que nos preguntemos si la misma nos hará avanzar mucho más rápido como equipo o si se trata solo de algo que hay que hacer.

Este conjunto de actividades ocupa el ochenta por ciento de nuestro tiempo, mientras que lo estratégicamente importante en nuestro negocio apenas abarca el veinte por ciento restante. Determinar cuáles de las tareas que hacemos a diario merecen nuestra atención directa nos permite un enorme ahorro de tiempo y energía que debemos dedicar a aquello que no podemos dejar de hacer, a fin de que nuestra empresa siga siendo productiva.

Para aplicar la regla, este experto recomienda que nunca invirtamos más de la mitad de nuestro tiempo productivo en tareas que pueden catalogarse como “del ochenta por ciento”. Y en caso de que tengamos que realizar estas tareas, debemos analizar cómo podemos hacer para automatizar, externalizar o delegar dicho trabajo.

Es decir, hay tareas que solo tú puedes hacer. Son aquellas que nadie podría ejecutar por ti y que comprenden, precisamente, las que requieren de tu atención.

Acerca de las demás tareas, las que se deben llevar a cabo pero que no son estratégicas sino rutinarias, debemos evaluar la posibilidad de: a) automatizarlas, esto supone buscar alguna  herramienta, método o software que acelere estas labores rutinarias que consumen mucho tiempo y las hagan por ti; b) externalizarlas, que quiere decir evaluar si puedes entregar esas tareas a proveedores que las realicen, y que a la larga, aunque supongan un costo, terminen siendo un ahorro en la ecuación de la productividad de tu negocio; y por último, c) si no puedes automatizarlas o externalizarlas, simplemente busca la manera de delegarlas. Hay tareas simples como montar una presentación en powerpoint, responder correspondencia, cursar invitaciones o preparar  la logística de un evento que, al ser más o menos rutinarias, podría llevar a cabo un tercero. Todas las demás tareas, las  que no entrarían en estas categorías, representan esas tareas a las cuales debes dedicarle tu tiempo.

De esta manera, al analizar tus labores diarias, puedes reducir de forma significativa el tiempo que dedicas a actividades rutinarias, que son las que este consultor denomina “del ochenta por ciento”, para que puedas dedicar tus energías y, lo más  importante, tu tiempo, a labores del “veinte por ciento”, que son las que, en suma, suponen una verdadera productividad.

Así pues, querido lector, que tienes ante ti el reto de analizar tus labores diarias para que puedas determinar cuáles son realmente las del veinte por ciento, y puedas resolver las  otras a partir de alguna de las opciones anteriormente propuestas. Así harás un uso más eficiente del tiempo y obtendrás una mayor productividad, honrando aquello de que time is money.

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